Löschprozess

1. Abschluss AVV

1. Datenschutzkonformität: Ein AVV ist ein rechtliches Instrument gemäß den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das sicherstellt, dass personenbezogene Daten ordnungsgemäß verarbeitet und geschützt werden. Durch den Abschluss eines AVV erfüllen Unternehmen ihre Verpflichtung zur Einhaltung der Datenschutzgesetze.

2. Vertrauen und Zuverlässigkeit: Ein AVV legt die Verantwortlichkeiten und Pflichten der beteiligten Parteien fest, was das Vertrauen zwischen dem Datenverantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter stärkt. Unternehmen können sicher sein, dass ihre sensiblen Daten ordnungsgemäß behandelt werden und die Vertraulichkeit gewahrt bleibt.

3. Risikominderung: Ein AVV dient dazu, potenzielle Risiken im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung zu identifizieren und zu minimieren. Es legt fest, wie Daten gesammelt, verarbeitet, übertragen und gelöscht werden sollen, was dazu beiträgt, das Risiko von Datenschutzverletzungen oder Datenlecks zu reduzieren.

4. Rechtliche Absicherung: Ein AVV bietet rechtliche Absicherung für beide Parteien im Falle von Streitigkeiten oder Verstößen gegen Datenschutzbestimmungen. Es legt die Verantwortlichkeiten klar fest und erleichtert die Durchsetzung von Maßnahmen im Falle von Nichteinhaltung.

Insgesamt ist ein AVV ein wichtiger Bestandteil des Datenschutz-Managements und trägt dazu bei, das Vertrauen in die Datenverarbeitung zu stärken und die Datenschutzkonformität zu gewährleisten.

2. Abholung und Dokumentation

Die Anzahl der Endgeräte mit Datenträger werden gezahlt und dokumentiert. Die Anzahl wird schriftlich festgehalten und dient als Anhaltspunkt für die Menge der Löschzertifikate, die später ausgehändigt werden sollten. Grundsätzlich ist zu beachten, dass ein Endgerät auch keinen Datenträger enthalten kann und die Anzahl dann verringert. Das ist der Fall, wenn diese durch den Kunden vorher entnommen wurden. Häufig tritt auch der Fall ein, dass mehrere Datenträger in einem Endgerät verbaut sind, was die Anzahl dann erhöht.

3. Dokumentation Seriennummer

Jeder Datenträger ist vom Hersteller aus mit einer eindeutigen Seriennummer gekennzeichnet. Diese befindet sich in der Regel auf dem Datenträger (HDD/ SSD) aufgedruckt. Die Endgeräte werden bei uns geöffnet, die Datenträger entnommen und in einer Datenbank gespeichert, um die Nachverfolgung zu gewährleisten.

4. Datenträgerlöschung

Die entnommenen und in der Datenbankerfassten Datenträger werden nach gängigen Marktstandards bzw. BSI Empfehlungen gelöscht. Klassischerweise werden bei HDDs einzelne Bits mehrfach überschrieben. Bei SSDs werden firmwarebasierte Löschmethoden genutzt. Das Löschergebnis wird durch die Software ebenfalls in eine Datenbank geschrieben. In der Datenbank erfolgt nun ein Matching. So kann geprüft werden, wann ein Datenträger erfasst, und wann dieser gelöscht wurde. Der Datenträger erhält eine Farbmarkierung, ob die Löschung erfolgreich war bzw. fehlgeschlagen ist. Sollte diese fehlgeschlagen sein, wird der Löschvorgang wiederholt und in letzter Instanz physikalisch beschädigt, sodass eine Wiederverwendung nicht mehr möglich ist.

Der Löschfortschritt kann den Kunden, ähnlich wie eine Sendungsverfolgung nachverfolgt werden. Der Kunde erhält dafür von uns eine Auftragsnummer und Prüfnummer, die auf wipetrace.de eingegeben wird.

5. Prüfung

Nach der Löschung kann der Wiedereinbau in das Endgerät erfolgen. Hierbei wird geprüft, ob der Datenträger eine Farbmarkierung hat. Ebenfalls wird in der Datenbank die Seriennummer abgefragt um sicherzustellen, dass ein gültiges Löschzertifikat vorliegt und die Festplatte damit frei von Kundenrückständen ist. Ist die Löschung bestätigt, wird der Datenträger wieder eingebaut und das Endgerät kann wiederaufbereitet werden.

6. Zertifikatsauslieferung

Nach dem vollständigen Abschließen der Löschungen werden dem Kunden die Löschzertifikate, in der Regel als PDF, ausgehändigt. Darin ist die Löschung der Datenträger dokumentiert